Diferența cheie – Secretar vs Recepționist
Secretar și Recepționist sunt două posturi importante în orice organizație între care pot fi subliniate unele diferențe. Aceste două posturi au roluri, funcții și îndatoriri diferite de îndeplinit, contrar concepției greșite populare că acestea sunt una și aceleași locuri de muncă. În timp ce un secretar este mai degrabă un asistent personal sau un asistent administrativ, un recepționer este prima persoană pe care o întâlnește atunci când intră într-o organizație. Să vedem diferența dintre funcțiile de secretar și de recepționer.
Cine este secretar?
Conform Dicționarului englez Oxford, un secretar este un funcționar administrativ dintr-o organizație care este angajat să tasteze scrisori, să țină evidențe etc. Funcțiile unui secretar variază în funcție de dimensiunea unei organizații. În timp ce într-o companie mică, ea poate fi nevoită să îndeplinească sarcini duble de recepționer și de secretară, în organizațiile mari, ea este persoana care organizează programul șefului ei, primește și răspunde la toate e-mailurile, comandă rechizite, programează întâlniri cu șeful ei, scrie scrisori importante și așa mai departe.
O secretară trebuie să aibă o diplomă de liceu sau o diplomă echivalentă și să aibă abilități de tastare rapidă. Multe companii preferă să angajeze persoane care au un certificat suplimentar de abilități la nivel de secretar. Acum să trecem la o înțelegere a rolurilor unui recepționer pentru a ne face o idee clară despre diferența dintre cele două.
Cine este recepționer?
Un recepționer este în mod normal necesar să întâmpine oamenii la recepție și să îi direcționeze către diferite departamente, în funcție de cerințele acestora. Ea este, de asemenea, persoana care trebuie să se ocupe de apelurile primite și să răspundă la întrebări și, de asemenea, să asculte reclamațiile. Persoanele care doresc să cunoască o persoană importantă din organizație trebuie să o întâlnească pentru a obține data și ora întâlnirii.
Când dați un apel către orice companie, vocea pe care o auziți în mod normal este cea a recepționerului. Un recepționer trebuie să se îngrijească de toți vizitatorii și trebuie să aibă o personalitate plăcută, o atitudine de ajutor și o voce dulce pentru a-i impresiona. Trebuie să aibă etichetă telefonică, astfel încât să răspundă la toate întrebările de afaceri cu cea mai mare eficiență și să transforme întrebările ocazionale în clienți reali.
Este clar atunci că există diferențe majore în rolurile, responsabilitățile și funcțiile unei secretare și ale unui recepționer.
Care este diferența dintre secretar și recepționer?
Definiții de secretar și recepționer:
Secretar: un funcționar administrativ dintr-o organizație care este angajat să tasteze scrisori, să țină evidențe etc.
Recepționist: o persoană care salută și se ocupă de vizitatorii unui birou.
Caracteristicile secretarului și recepționistei:
Îndatoriri:
Secretar: o secretară organizează programul șefului ei, primește și răspunde la toate e-mailurile, comandă rechizite, programează întâlniri cu șeful ei, scrie scrisori importante etc.
Recepționer: un recepționer întâmpină oamenii la recepție și îi direcționează către diferite departamente, în funcție de cerințele lor. De asemenea, trebuie să se ocupe de apelurile primite și să răspundă la întrebări și, de asemenea, să asculte reclamațiile.
Cerințe:
Secretar: este necesar un certificat de aptitudini de secretariat.
Recepționist: nu este necesară o anumită abilitate; totuși individul trebuie să aibă o personalitate plăcută, o atitudine de ajutor și o voce dulce. De asemenea, ar trebui să fie eficientă în munca ei.
